Sæsoner i dit bookingsystem — guide til hold og tilmeldinger | Holdstyring

Den komplette guide til sæsonplanlægning for studier, klubber og trænere. Fra yoga og dans til hundetræning og kampsport — med praktiske tips til skema, prissætning og kommunikation.

Sæsoner er den mest naturlige måde at strukturere dine hold på — uanset om du driver et yogastudio, en hundeskole, en danseskole eller en kampsportsklub. I denne guide gennemgår vi, hvordan du planlægger, prissætter og kommunikerer dine sæsoner, så du får flere tilmeldinger, færre huller i skemaet og mere forudsigelighed i din økonomi.

Hvad er en sæson — og hvorfor bruge dem?

En sæson er en afgrænset periode, hvor dine hold kører med fast skema, faste instruktører og faste priser. Tænk på det som et semester: der er en startdato, en slutdato, og alt imellem er planlagt på forhånd.

Det lyder simpelt, men forskellen mellem at køre med sæsoner og at køre med løbende hold er enorm:

Forudsigelighed: Du ved præcis, hvor mange deltagere og hvor meget omsætning du kan forvente de næste 3-6 måneder.
Struktur: Deltagerne ved, hvad de tilmelder sig — dag, tid, instruktør, antal gange, pris. Ingen overraskelser.
Automatisering: Når sæsonen er sat op i dit bookingsystem, genereres alle hold automatisk i kalenderen. Du slipper for at oprette dem én ad gangen.
Færre no-shows: Når folk har betalt for en hel sæson, møder de op. Det er psykologi — og det virker.
Naturlige salgspunkter: Sæsonstart er en begivenhed. Det skaber urgency og giver dig en konkret anledning til at markedsføre.

Sæsoner passer til alle brancher. Et yogastudio kører typisk "Forår 2026" og "Efterår 2026". En hundeskole kører "Hvalpekursus marts" i 6 uger. En danseskole kører et helt semester fra september til maj. Konceptet er det samme — kun varigheden varierer.

De typiske sæsoner i Danmark

Det danske år har et naturligt sæsonmønster, som de fleste studier og klubber følger:

Efterår/vinter (september – december)

Den største sæson. Folk vender tilbage fra sommerferie, børnene starter i skole, og rutinerne falder på plads. September og oktober er de måneder, hvor flest nye deltagere tilmelder sig — brug det.

Forår (januar – maj)

Januar starter med nytårsforsætter og et boost i tilmeldinger. Forårssæsonen er ofte lidt kortere end efteråret, men kan være lige så stærk, hvis du markedsfører den rigtigt. Mange studier åbner tilmelding i december for at fange nytårsmotivationen.

Sommer (juni – august)

Den stille sæson. Fremmødet falder typisk 15-20%, fordi folk rejser, nyder vejret og prioriterer anderledes. Mange studier kører med reduceret skema, udendørs hold eller fleksible sommerpas. Nogle holder helt lukket i juli.

Tip: Drop-in bookinger er højest om sommeren — præcis når sæsonpas-salget er lavest. Overvej at tilbyde klippekort eller drop-in-priser om sommeren for at holde omsætningen oppe, og skift tilbage til sæsonpas om efteråret.

Sæsonplanlægning i praksis: 5 trin

God sæsonplanlægning starter 6-8 uger før sæsonstart. Her er den proces, de mest velorganiserede studier og klubber følger:

Trin 1: Evaluér den forrige sæson

Før du planlægger fremad, skal du kigge tilbage. Stil dig selv disse spørgsmål:

Hvilke hold var fulde — og hvilke var halvtomme?
Var der tidspunkter med lavt fremmøde, der bør flyttes eller fjernes?
Fik du feedback fra deltagere om skemaet, tidspunkter eller instruktører?
Hvordan så tilmeldingskurven ud — kom de fleste tidligt, eller ventede de til sidste øjeblik?
Hvad var din gennemsnitlige udfyldningsgrad per hold?

Brug data fra dit bookingsystem til at svare. Du skal ikke gætte — du skal vide.

Trin 2: Justér skemaet

Baseret på evalueringen:

Fjern hold med konstant lav tilslutning. Det er bedre at have 8 fulde hold end 12 halvtomme. Fyldte hold skaber energi og fællesskab.
Tilføj hold på populære tidspunkter. Hvis der er venteliste på tirsdag kl. 17, så overvej at åbne et ekstra hold.
Flyt de bedste instruktører til peak-tiderne. Dine stærkeste undervisere skal stå på de tidspunkter, der tiltrækker flest.
Test nyt med omtanke. Tilføj max 1-2 nye hold per sæson, så du ikke spreder dig for tyndt.

Trin 3: Sæt priser

Prissætningen afhænger af din branche og dine deltagere, men der er nogle generelle principper:

Sæsonpris: Én samlet pris for hele sæsonen. Giver sikkerhed for begge parter. Fungerer godt til kurser med fast forløb (hundetræning, dans, kampsport).
Ratebetaling: Sæsonprisen fordelt over månedlige rater. Sænker tærsklen for tilmelding og giver løbende cashflow. Holdstyring understøtter op til 12 rater per sæson.
Pro-rata ved sen tilmelding: Hvis nogen tilmelder sig midt i sæsonen, justér prisen automatisk, så de kun betaler for de resterende gange.
Early bird-rabat: Tilbyd 10-15% rabat ved tilmelding inden en bestemt dato. Det skaber urgency og fylder holdene tidligt.

Ratebetaling er en game changer. I stedet for at bede om 3.600 kr. på én gang, kan du dele det op i 9 rater á 400 kr. Det gør det psykologisk nemmere — og du mister færre potentielle deltagere pga. prisen.

Trin 4: Sæt undervisningsfrie dage

Inden du genererer holdene i kalenderen, skal du markere de dage, hvor der ikke skal være undervisning. Det er typisk:

Helligdage (påske, pinse, Kr. Himmelfartsdag, jul og nytår)
Skoleferier (efterårsferie, vinterferie)
Andre lukkedage (studiets egne events, instruktør-uddannelse)

I Holdstyring kalder vi dem "undervisningsfrie dage" — og systemet springer automatisk disse datoer over, når det genererer holdene i kalenderen. Ingen manuelt arbejde.

Trin 5: Åbn tilmelding

Timing er afgørende. Åbn tilmelding 2-4 uger før sæsonstart:

For tidligt: Folk forpligter sig nødigt flere måneder i forvejen.
For sent: Du får ikke tid til at markedsføre og fylder ikke holdene.
Sweet spot: 3 uger er ideelt for de fleste. Eksisterende deltagere får 1 uges forspring, derefter åbnes for alle.

Brug automatiske påmindelser til at minde eksisterende deltagere om, at tilmelding er åben. De skal høre det mindst 2-3 gange.

Sæsoner i forskellige brancher

Sæsonkonceptet fungerer på tværs af brancher — men varigheden og strukturen varierer. Her er, hvordan det typisk ser ud:

Yogastudio / fitnessstudio

Sæsonlængde: 3-5 måneder (efterår og forår)
Holdstruktur: Faste ugentlige hold (fx "Yoga mandag 17:30")
Tilmelding: Sæsonpas med fast plads + mulighed for drop-in
Betaling: Månedlige rater eller fuld sæsonpris
Særligt: Mange yogastudier tilbyder også workshops og retreats som supplement til sæsonholdene

Hundeskole

Sæsonlængde: 6-8 uger per kursus
Holdstruktur: Niveauopdelte kurser (hvalpekursus, lydighedskursus, agility)
Tilmelding: Fast tilmelding for hele kurset — ingen drop-in
Betaling: Fuld betaling ved tilmelding eller 2-3 rater
Særligt: Max 6-8 hunde per hold af sikkerhedshensyn. Venteliste er standard. Tilmelding kræver ofte dokumentation for vaccination.

Danseskole

Sæsonlængde: Helt semester (september – maj)
Holdstruktur: Niveauopdelt (begynder, øvet, avanceret) + stilarter (salsa, hip hop, ballet)
Tilmelding: Fast plads for hele sæsonen + gratis prøvetime for nye
Betaling: Månedlige rater over 9-10 måneder
Særligt: Mange danseskoler tillader midt-sæson-tilmelding med pro-rata prissætning

Kampsport / CrossFit

Sæsonlængde: Løbende eller 3-månedersperioder
Holdstruktur: Typisk bæltebaseret eller niveauopdelt
Tilmelding: Fast medlemskab med sæsonbaseret graduering
Betaling: Månedlig betaling, ofte med bindingsperiode
Særligt: Sæsoner bruges til at strukturere pensum og gradueringer — ikke kun som administrativt værktøj

Gymnastik / sportsforening

Sæsonlængde: Helt semester (september – maj)
Holdstruktur: Aldersopdelt + aktivitetsopdelt (springgymnastik, rytmisk, parkour)
Tilmelding: Kontingent for hele sæsonen
Betaling: Årlig eller halvårlig opkrævning
Særligt: Ofte tilknyttet en forening med vedtægter og generalforsamling — kontingentopkrævning sker via foreningens system

Sæsonskift: Sådan beholder du dine deltagere

Det farligste øjeblik i et studios liv er overgangen mellem to sæsoner. Hvis du ikke håndterer det rigtigt, mister du deltagere — ikke fordi de er utilfredse, men fordi de glemmer at tilmelde sig igen.

3-ugers kommunikationsplan

3 uger før ny sæson: Send en besked til alle nuværende deltagere med de vigtigste oplysninger: nye datoer, eventuelle skemaændringer, priser, og en direkte tilmeldingslink. Giv dem fortrinsret — de skal føle sig værdsat.

2 uger før: Åbn tilmelding for alle. Del det på sociale medier, hjemmeside og i studiet. Fremhæv, hvad der er nyt (nye hold, nye instruktører, nye tidspunkter).

1 uge før: Send en påmindelse til dem, der endnu ikke har tilmeldt sig. Nævn, hvor mange pladser der er tilbage — urgency virker.

Tips til at reducere frafald

Spørg dem der stopper: En kort besked — "Vi savner dig! Er der noget, vi kan gøre anderledes?" — giver uvurderlig feedback.
Tilbyd fleksibilitet: Lad folk skifte hold inden for sæsonen, hvis deres skema ændrer sig.
Fejr fællesskabet: Afslut sæsonen med en social begivenhed — fælles morgenmad, sommerfest, juleafslutning. Det binder folk til stedet.
Gør gentilmelding nemt: Et klik fra en e-mail er bedre end at skulle logge ind, finde holdet og udfylde en formular.

Sommerstrategier: Overlev den stille sæson

Sommeren er udfordrende for alle, der lever af holdaktiviteter. Her er de mest effektive strategier:

Reducér skemaet: Kør med færre hold, men sørg for at de få hold er godt fyldte. Halvtomme hold føles triste — fulde hold føles som en begivenhed.
Flyt udendørs: Parker, strande og grønne områder giver en helt anden energi. Markedsfør det som noget særligt — ikke som en nødløsning.
Tilbyd sommerpas/klippekort: Drop sæsonpas om sommeren og tilbyd i stedet fleksible klippekort eller kortere forløb (4-6 uger).
Kør workshops: Længere, dybere sessioner (2-3 timer) der fokuserer på et specifikt emne. De tiltrækker et andet publikum end de faste hold.
Planlæg efteråret: Brug den stille tid til at evaluere, planlægge næste sæson og producere markedsføringsmateriale.

De studier, der klarer sommeren bedst, er dem der omfavner den i stedet for at kæmpe imod. Færre hold, mere kvalitet, og en tydelig "vi er tilbage med fuld kraft i september"-besked.

7 typiske fejl ved sæsonplanlægning

For mange hold: Det er fristende at tilbyde alt — men 8 fulde hold slår 15 halvtomme. Start med færre, og tilføj kun, når der er efterspørgsel.
Ingen evaluering: Hvis du ikke kigger på tallene fra forrige sæson, gentager du de samme fejl. Brug dit bookingsystems statistikker.
Sen tilmeldingsåbning: Åbner du tilmelding en uge før sæsonstart, har du allerede tabt momentum. 3 uger er minimum.
Glemte helligdage: Der er få ting, der irriterer deltagere mere end at dukke op til et hold, der er aflyst pga. en helligdag, du glemte at markere.
Ingen kommunikation ved sæsonskift: Antag aldrig, at folk bare tilmelder sig igen. Du skal aktivt invitere dem.
For rigid prissætning: Hvis folk ikke kan tilmelde sig midt i sæsonen, mister du potentielle deltagere. Tilbyd pro-rata eller klippekort som alternativ.
Instruktør-burnout: Planlæg pauser. En instruktør, der underviser 20 timer om ugen i 10 måneder uden pause, leverer ikke sin bedste undervisning.

Sæsoner i Holdstyring

Holdstyring har en komplet sæsonfunktion, der er bygget til præcis denne arbejdsgang:

Opret sæsoner med start- og slutdato, tilmeldingsvindue og fortrydelsesret.
Tilføj hold med dag, tid, instruktør, max antal deltagere og pris. Organiser dem i kategorier.
Sæt undervisningsfrie dage — helligdage, ferier og lukkedage, så holdene automatisk springes over.
Generér til kalender med ét klik — alle holdene oprettes automatisk i hele sæsonperioden.
Ratebetaling via Stripe og MobilePay — del sæsonprisen op i op til 12 månedlige rater.
Tilpas tilmeldingsformularer med egne spørgsmål (fx "Har din hund vaccinationsattest?" eller "Hvilket niveau danser du på?").
Fremmøderegistrering — hold styr på, hvem der møder op til hvert hold.
Venteliste — deltagere notificeres automatisk, hvis en plads bliver ledig.

Det virker til yoga, dans, hundetræning, kampsport, gymnastik — og alle andre aktiviteter, der kører i faste perioder.

Prøv Holdstyring gratis →

Sæsoner i dit bookingsystem — sådan strukturerer du hold, priser og tilmeldinger