Automatisk bogføring af betalinger — understøtter Billy, e-conomic (Visma) og Dinero (alle tre samtidigt hvis ønsket).
Kernebegreber
- Udbydere: Billy, e-conomic (Visma), Dinero — uafhængige, kan være tilsluttet parallelt.
- Bogføres automatisk: Betalinger via MobilePay, Stripe, Frisbii — dækker holdtilmeldinger (drop-in), klippekort, abonnementer, gavekort, behandlinger, sæsonhold (inkl. rater), PT-pakker. OGSÅ: medlemskaber/klippekort oprettet manuelt af admin (Medlemskaber → Opret medlemskab) med en pris (efter rabat) > 0 — bogføres som kontant/manuel betaling. Netto 0 (gratis/fuld rabat) bogføres ikke.
- Refundering: Ved afmelding-med-refundering eller manuel admin-refundering oprettes automatisk kreditnota.
- Kundeoprettelse: Ud fra email; kundegruppe/betalingsbetingelser/layout hentes fra regnskabssystemets egne indstillinger.
Sådan gør du
- Billy: Opret konto på billy.dk → Indstillinger → Integrationer → Adgangstokens → "Opret nyt token" → kopiér → i Holdstyring: /admin/indstillinger/regnskab → "Forbind Billy" → indsæt token. Fakturaer markeres automatisk som betalte. Salgskonto vælges bagefter i samme skærmbillede (felt "Salgskonto" — indtast kontonummer fra Billy, fx 1000); tom = fallback til Billys egen standard-salgskonto (Billy → Indstillinger). ⚠️ Er hverken det ene eller det andet sat, afvises posteringerne og intet bogføres.
- e-conomic: /admin/indstillinger/regnskab → "Giv adgang via e-conomic" → login + godkend → kopiér Agreement Grant Token → "Forbind e-conomic" → indsæt token. Fakturaer bogføres (ikke kladder), vises som "åbne" indtil du afstemmer med banktransaktion.
- Dinero: Login på dinero.dk → Indstillinger → API → opret API-nøgle → i Holdstyring: "Forbind Dinero" → indsæt nøgle → mapping af konti (salg + moms).
- Afbryd: /admin/indstillinger/regnskab — eksisterende fakturaer i regnskabet forbliver uberørte.
Regler / grænser
- Moms: Momspligtig = 25% (fx 100 kr → 80 ex-moms + 20 moms). Momsfri = 0% (fx deltagere under 30 år). Blandede bookinger: separate fakturalinjer per momsstatus.
- Teknisk forskel: Billy modtager priser inkl. moms (beregner netto selv); e-conomic modtager ex moms (Holdstyring dividerer med 1,25 først); Dinero modtager ex moms med moms-kode per linje. Resultat identisk.
- Faktura-felter: Kunde = email; Dato = betalingstidspunkt; Beskrivelse = holdnavn/dato/deltager (fx "Hatha Yoga — ons. 6. maj — Jonathan", "Medlemskab: Månedskort", "Gavekort: 22KZ-T4HV-R6PX-4L7J", "Hot Stone Massage (Anna Jensen)"); Produkt = "Ydelse" (auto-oprettet); Status: Billy=betalt, e-conomic=bogført, Dinero=bogført.
- Billy salgskonto: Vælges i Holdstyring (Indstillinger → Regnskab → "Salgskonto", kontonummer fra Billy) — ellers falder tilbage til Billys standard-salgskonto (Billy → Indstillinger). Mangler begge, fejler ALLE posteringer (fakturaer + kreditnotaer) tavst i baggrunden. Valgfrit: "Opdel moms på separat konto" (separat konto for momsfrie poster) og "Bogfør automatisk" (godkender fakturaen i Billy med det samme i stedet for kladde — kan ikke fortrydes, gælder kun nye fakturaer fra da indstillingen slås til).
- Kun nye betalinger bogføres — historiske overføres ikke.
- Regnskabsintegration kører asynkront: betaling gennemføres selvom regnskabssystem er nede.
- Admin-oprettede medlemskaber/klippekort med pris (efter rabat) > 0 bogføres automatisk (kvittering + kladde/faktura), også når betalingen er sket kontant — sæt nettopris = 0 for gratis uden postering. Kun kontanter modtaget UDEN at registrere noget i systemet (fx løs drop-in i døren) bogføres ikke automatisk og skal føres manuelt.
FAQ
- Flere systemer samtidig? — Ja, Billy + e-conomic + Dinero kan køre parallelt.
- Vælge konto pengene bogføres på? (Billy) — Ja; sæt kontonummer i Holdstyring (Indstillinger → Regnskab → "Salgskonto"). Tom = fallback til Billys standard-salgskonto. Mangler begge, bogføres intet.
- Godkende Billy-fakturaer automatisk i stedet for kladde? — Ja; slå "Bogfør automatisk" til i samme indstillinger. Godkendelse kan ikke fortrydes; gælder kun fakturaer oprettet efter indstillingen slås til.
- Eksisterende betalinger? — Ikke overført; kun nye fra aktiveringstidspunkt.
- Refundering? — Automatisk kreditnota ved afmelding-med-refundering eller manuel admin-refundering.
- Kan fejl stoppe betalinger? — Nej, integrationen kører i baggrunden uafhængigt af betalingsflowet.
- Skift udbyder? — Afbryd i Indstillinger → Regnskab; eksisterende fakturaer er uberørte.
- Kontantbetaling? — Opretter du et medlemskab/klippekort manuelt med pris > 0, bogføres det automatisk (også ved kontant modtaget beløb). Kun kontanter du modtager uden at registrere noget i systemet skal bogføres manuelt.
- Momsfrihed? — Deltagere under 30 år markeres momsfri (0%); separate fakturalinjer ved blandet.