PT Kalender

Trænerens egne ledige PT-tider og klienternes bookinger. Klienten booker selv under Min Træning → Book tid; træneren markerer bagefter sessionen fuldført/udeblevet, hvilket trækker et klip fra klientens pakke.

Kernebegreber

• Viser KUN den indloggedes egne tider (også for admin). Kræver instruktørprofil, ellers fejlen «Instruktør ikke fundet».
• Visning: «Uge» (man–søn) / «Dag», pile, «I dag»; 07:00–21:00. Mobil åbner i Dag. «Live»: auto-opdatering hvert 10. sek + «Opdater nu».
• Farver/status: Ledig (grøn), Booket, Fuldført (blå), Udeblevet (rød), Aflyst (grå).
• En tid fylder sessionslængde + pause; klienten ser kun sessionslængden.
• Klip trækkes fra klientens ældste aktive pakke hos træneren med sessioner tilbage, som ikke var udløbet på sessionens tidspunkt; pakken bliver «opbrugt» ved sidste session. Ingen brugbar pakke (ingen aktiv, eller kun udløbne) = sessionen markeres uden træk.
• Betaling: en PT-session betales via klientens pakke, ikke pr. booking. PT-bookinger viser derfor ingen betaling (i PT Kalender, under Behandlinger og i klientens egne bookinger) og tæller ikke som behandlingsomsætning.

Sådan gør du

• Opret ledige tider: klik på en time eller træk lodret inden for én dag → «Opret PT-tider» → Sessionslængde (30/45/60/75/90/120 min) + «Pause mellem sessioner» (Ingen pause/5/10/15/20/30 min) + Starttid/Sluttid → «Opret N tider». Valget huskes (standard 60 + 15 min).
• Overlap med egne eksisterende tider (også behandlingstider): vinduet «Overlappende tider» → «Annuller» eller «Tillad dobbeltbooking (N tider)», som opretter de overlappende tider, men en tid kan ikke bookes, mens træneren er optaget af en anden booket tid i samme tidsrum. Ikke-overlappende tider oprettes uanset.
• Slet ledig tid: krydset på tiden → «Slet PT-tid?» → «Slet tid». Tider med aktiv booking kan ikke slettes (aflys først). Har tiden haft en booking (fx en aflyst), forsvinder den fra kalenderen, men bookingen bevares i historikken som i Behandlingskalender; tiden kan oprettes igen.
• Håndtér booking: klik booket tid → «Booking detaljer» → «Tjek ind», «Marker fuldført» (klip trækkes), «Udeblev» (klip trækkes stadig), «Aflys» (tiden gives tilbage, se Regler; intet klip, aflysningsmail til klienten). Hver handling bekræftes. En fuldført eller udebleven session kan ikke sættes tilbage eller aflyses ("En gennemført eller udeblevet PT-session kan ikke sættes tilbage."); skift mellem fuldført og udeblevet er tilladt uden nyt klip.

Regler / grænser

• Klienten booker kun hos sin egen træner, ledige tider 4 uger frem; kræver aktivt klientforløb, IKKE en pakke. Booking bekræftes straks.
• Mails: booker klienten selv, får klienten altid standardbekræftelsen («Booking bekræftet: PT Session - [studie]»); booker en admin tiden fra Behandlingskalender, sendes ingen bekræftelse. Dagen før (ca. 24 t før) får klienten en påmindelse, også når en admin har booket. PT-mails sendes på studiets sprog (dansk, engelsk, tysk, spansk eller fransk; svenske og norske studier får engelsk). Studiets tekster til «Behandling booket» og «Behandling – påmindelse» under E-mail opsætning gælder kun behandlinger: de bruges ikke her, kontakten ud for «Behandling – påmindelse» slukker ikke PT-påmindelsen, og «Notificér admin» sender ingen «Ny booking»-mail ved en PT-session. Efter en PT-session sendes ingen «Behandling – tid til næste» (recall). PT-mails kan hverken tilpasses eller slås fra (se emails-guide).
• En tid, hvor træneren allerede er optaget (fx af en behandling booket via en tilgængelighedsblok), vises ikke som ledig i appen; bookes den fra en forældet visning, får klienten beskeden «Tidspunktet er ikke længere ledigt».
• Selvbetjenings-låsen «Behandlinger & PT-sessioner» (Indstillinger → Betaling → Betalingsbetingelser) gælder PT-tider og kan også sættes, når studiet kun har PT-modulet (uden behandlinger). «Spærren gælder for»: «Til- og afmelding» = klienten kan hverken booke eller aflyse en PT-tid inden for låsevinduet; «Kun afmelding» = klienten kan booke frem til start, men ikke aflyse inden for vinduet.
• Klienten aflyser selv under Min hverdag → Næste PT-session («Aflys» → «Ja, aflys»), indtil låsen træder i kraft.
• Aflysning (træneren i PT Kalender eller klienten i appen) giver tiden tilbage efter samme regel som i Behandlingskalender: ligger PT-tiden inde i en tilgængelighedsblok, går tiden tilbage til blokken, forsvinder fra PT Kalender og udbydes derefter kun via blokken. Det gælder en PT-tid, som admin har booket i blokken fra Behandlingskalender, og en almindelig PT-tid inde i en blok, typisk fordi en blok i Behandlinger er lagt hen over allerede oprettede PT-tider (det giver ingen advarsel). En PT-tid uden for blokke bliver ledig og kan bookes igen. Den aflyste booking bevares som historik (se behandlinger/kalender-guide) og ses under Behandlinger → Oversigt → Bookinger, når Behandlinger er slået til. Bookingdetaljen viser aflysningstidspunkt og årsag; systemårsager vises på studiets sprog: «Selv afmeldt» (klienten aflyste selv, også ældre PT-sessioner) og «Aflyst, fordi kontoen blev slettet». En årsag, en admin skrev ved aflysning under Behandlinger, vises som skrevet; aflyser du i PT Kalender, gemmes ingen årsag.
• Aflyses en allerede aflyst booking igen (fx fra en forældet visning), ændres tiden ikke, og der sendes ingen ny aflysningsmail.
• Slettes klientens konto (af admin under Medlemmer eller af klienten selv), aflyses klientens kommende PT-sessioner, og tiderne gives tilbage efter samme regel; der trækkes intet klip, og der sendes ingen aflysningsmail. Antallet «Kommende bookinger der aflyses» i klientens sletteadvarsel tæller PT-sessionerne med.
• I PT Kalender kan man ikke booke en tid for klienten. En admin kan booke en PT-tid for en klient fra Behandlingskalender (Behandlinger → Kalender), når Behandlinger er slået til; spørgsmålet «Har kunden betalt?» stilles ikke, og der registreres ingen betaling og ingen kvittering, for sessionen betales via klientens pakke. Klienten får ingen bekræftelsesmail (giv selv besked), men får påmindelsen dagen før.
• Markerer en admin en PT-tid «Marker fuldført» eller «Udeblev» under Behandlinger (Oversigt, Kalender eller Bookinger), trækkes klippet fra klientens pakke hos træneren præcis som i PT Kalender (intet træk uden brugbar pakke). «Aflys» trækker aldrig et klip.
• Kun fuldførte/udeblevne sessioner tæller på PT dashboard.
• PT-menuen klapper sammen til ikoner på kalendersiden (eget valg huskes).

FAQ

• Kan jeg se andre trænernes kalendere? — Nej, kun egne tider.
• Hvornår trækkes et klip? — Ved «Marker fuldført» eller «Udeblev», i PT Kalender eller af admin under Behandlinger — ikke ved booking eller aflysning. Der trækkes kun fra en pakke, der ikke var udløbet på sessionens tidspunkt.
• Kan jeg booke for klienten? — Ikke i PT Kalender; klienten booker selv under Book tid. En admin kan booke en PT-tid fra Behandlingskalender (Behandlinger → Kalender), når Behandlinger er slået til (uden spørgsmål om betaling, uden kvittering og uden bekræftelsesmail til klienten; påmindelsen dagen før sendes).
• Hvorfor står der ingen betaling på PT-bookingen? — PT-sessioner betales via klientens pakke; omsætningen kommer fra pakkesalget (se pt-pakker).
• Hvorfor kan jeg ikke slette en tid? — Den har en aktiv booking; aflys bookingen først. Ligger tiden i en tilgængelighedsblok, forsvinder den ved aflysningen og skal ikke slettes.
• Hvorfor forsvandt PT-tiden fra kalenderen, da sessionen blev aflyst? — Fordi tiden ligger inde i en tilgængelighedsblok i Behandlingskalender: den går tilbage til blokken og udbydes kun derfra. Bookingen bevares i historikken.
• Forsvinder bookingen, når jeg sletter en tid? — Nej. Har tiden haft en booking (fx en aflyst), forsvinder tiden fra PT Kalender, men bookingen bevares i historikken. Tiden kan oprettes igen.
• Får klienten besked ved aflysning? — Ja, aflysningsmail uanset om træneren eller klienten aflyser. Aflyses sessionen, fordi klientens konto slettes, sendes ingen aflysningsmail.
• Kan jeg ændre teksten i klientens bookingbekræftelse? — Nej. Bekræftelsen er altid standardteksten på studiets sprog (svenske og norske studier får engelsk); jeres tekst til «Behandling booket» under E-mail opsætning bruges kun til behandlinger.
• Får studiet en mail, når en klient booker en PT-session? — Ingen «Ny booking»-mail: «Notificér admin» under E-mail opsætning gælder kun behandlinger. Er «BCC-adresse (kopi af alle emails)» udfyldt, får studiet dog en kopi af klientens bekræftelse. Nye PT-bookinger ses i PT Kalender.
• Hvorfor står der «Selv afmeldt» på en aflyst PT-session? — Klienten aflyste selv sessionen i appen. Systemårsager vises på studiets sprog, også på ældre bookinger.
• Hvorfor kan klienten ikke booke en tid tæt på start? — Selvbetjenings-låsen «Behandlinger & PT-sessioner» står på «Til- og afmelding»; vælg «Kun afmelding», hvis klienten skal kunne booke i sidste øjeblik.