Retreats

Fler-dages ophold (fast start/slut) med værelses-typer, online tilmelding og Stripe-betaling. Vises via en retreat-widget på en side, ikke en fast systemside.

Kernebegreber

• Modul: slås til under Indstillinger → Booking & salg → "Retreats". Derefter står "Retreats" i menuen under Daglig drift.
• Værelses-type: Navn, Type (Enkeltværelse / Dobbeltværelse (delt) / Privat dobbeltværelse / Sovesal), Pris (pr. person), "Antal pladser" (personer, ikke rum), "Tillad par-booking (2 personer pr. tilmelding)", Aktiv. "Tilføj info" giver værelset billeder, faciliteter og beskrivelse.
• Status: Kladde, Publiceret, Lukket + "Aktiv". Kun Publiceret og Aktiv vises offentligt og kan bookes. Listen viser også "Udsolgt".
• Refund-policy: regler "dage før start → refund-procent". Reglen med flest dage, som stadig er opfyldt, gælder (procent af det betalte). Efter "Annullerings-deadline": ingen refund. Bookingen gemmer policyen, som den var ved booking.
• Pakkerejse: et retreat med overnatning er juridisk en pakkerejse; studiet er arrangør og skal være registreret i Rejsegarantifonden.

Sådan gør du

• Opret: Retreats → "Opret retreat" → Titel, Starter/Slutter (dato+tid), Lokation, Kort beskrivelse (maks 500 tegn) → "Opret retreat + landing-side" (anbefalet: publiceret CMS-side med widget + menupunkt "Retreats" med retreatet som underpunkt) eller "Kun retreat-config" (indsæt selv retreat-widgetten i page-builderen).
• Detaljer-fanen: Titel, Slug, Kort beskrivelse, Beskrivelse (fed/kursiv), Hero-billede, Datoer, Lokation (navn, adresse, bredde-/længdegrad, map embed URL), Instruktører, FAQ (maks 20), Galleri (maks 20), Tilmeldings-spørgsmål (maks 8; kort tekst/lang tekst/dropdown, påkrævet), Status, Aktiv.
• Værelser-fanen: "Tilføj værelses-type", flyt op/ned, overblik over kapacitet/booket/ledig.
• Betaling-fanen: Valuta (alle Stripe-valutaer, standard DKK), Moms-procent (standard 25) / Momsfritaget, "Tillad fuld betaling", "Tillad depositum" (10-90 % + "Restbetaling senest"), "Tillad ratebetaling" (2-12 månedlige rater), Refund-policy, Annullerings-deadline, "Tillad gavekort", "Tillad rabatkoder". Mindst én betalingsmetode skal være slået til.
• "Tillad gavekort" virker kun, når gavekort er slået til under Indstillinger → Booking & salg. Er de slået fra, skjules gavekortfeltet (også i embed-widgetten), en indtastet kode ignoreres, og Betaling-fanen viser en note (se gavekort-guide).
• Rabatkoder: opret under Priser og Salg → Rabatkoder med "Gælder for" = "Retreats" (kan bindes til bestemte retreats). Rabatkoden trækkes fra først, gavekortet dækker resten.
• Publicér: knappen "Publicér" øverst (eller Status = Publiceret). Landing-siden er publiceret fra start, men widgetten viser intet, før retreatet er publiceret.
• Header-knapper: "Se på live-side", "Duplicér" (kopierer værelser, ikke tilmeldinger; status Kladde), "Slet" (arkiverer; kun uden aktive tilmeldinger).
• Tilmeldinger-fanen: statusfiltre, værelses-filter, søg, "Eksportér CSV". Pr. tilmelding: deltagere, kost-noter, svar, "Send mail", "Match roommate", "Annullér + refund" (forslag ud fra policy, kan overskrives med manuelt beløb).
• "Send broadcast": vindue med Emne og Besked; sendes til alle bookinger med status betalt eller depositum betalt. "Send mail" i en bookings detaljer bruger samme vindue til netop den booking. Mailen sendes fra studiets egen mailopsætning i studiets design, hver modtager hilses med fornavn, og links bliver klikbare. Modtager = kundekontoen, der bookede, ellers første deltager (vises i vinduet); har bookingen ingen mailadresse, får du besked. Bagefter ser du, hvor mange der fik beskeden, og om nogen fejlede.
• Venteliste: udsolgt værelses-type viser "Skriv på venteliste". I panelet på Tilmeldinger: "Tilbyd plads" → kunden får en mail med link til en tilbudsside (retreat, datoer, værelse, antal personer, pris, frist på 24 timer). "Gå videre til booking" sender kunden til retreatets side med booking-vinduet åbent og værelset valgt. Tilbuddet er brugt (status Konverteret), så snart kunden klikker; pladsen holdes ikke reserveret frem til betalingen. Er værelset booket op igen, får kunden besked, tilbuddet bruges ikke, kunden står stadig på ventelisten, og du kan tilbyde igen ("Tilbyd igen").
• Roommate: i "Dobbeltværelse (delt)" vælger solo-bookere "Vi matcher mig", "Jeg vil helst alene" eller "Jeg kender min partner". "Match roommate" parrer to "Vi matcher mig"-bookere på samme type; begge får mail.

Regler / grænser

• Publicering kræver mindst én refund-regel OG pakkerejse-compliance: panelet øverst på Retreats (afkryds ansvar + Rejsegarantifond-medlemsnr., medlemslogo valgfrit). Status "Afventer validering" og "Verificeret" må publicere; "Afvist" blokerer. Kunden ser medlemsnr. og skal acceptere standardoplysningsformularen ved booking.
• Kræver studiets egne Stripe-nøgler (Indstillinger → Betalingsudbydere). Kun Stripe; 0 % platformgebyr. Gratis bookinger (pris 0, eller fuldt dækket af gavekort/rabatkode) bekræftes uden Stripe, og kunden får bekræftelsesmailen med det samme ("intet at betale").
• Regnskab: med Billy, e-conomic eller Dinero bogføres betalingen, og en refundering ("Annullér + refund", kundens egen annullering eller direkte i Stripe) giver automatisk en kreditnota med salgets momsstatus (se regnskab-guide).
• Depositum: Stripe sender en faktura på restbeløbet, når "Restbetaling senest" er nået (7 dages betalingsfrist). Rater: månedligt Stripe-abonnement, der stopper efter sidste rate.
• Ubetalte bookinger udløber ca. 45 min efter start og frigiver pladsen. Stripe-betalingslinket lukker efter 35 min, så en udløbet booking kan ikke betales. "Få tilbage" vises ved under 3 ledige pladser. Samtidige bookinger kan ikke overbooke.
• Værelses-type med tilmeldinger kan ikke slettes, og antal pladser kan ikke sættes under det bookede. Prisændring gælder kun nye bookinger.
• Kunden kan booke uden login. Deltageroplysninger på bookinger uden (aktiv) konto anonymiseres 30 dage efter start; beløb bevares.

Kundens flow

• Widget: hero, beskrivelse, galleri, instruktører, lokation, FAQ og "Vælg dit værelse". Visnings-stil: "Fuld sektion" eller "Kompakt (kun tier-vælger)". Ekstern hjemmeside: embed-widgets holdstyring-retreat / holdstyring-retreats (se widgets-guide).
• Booking-modal: Hvem booker? → Deltager-info (navn, e-mail, telefon, kost-noter) → Tilmeldings-spørgsmål (springes over uden spørgsmål) → Betaling (Betal nu / Depositum / Ratebetaling, gavekort, rabatkode) → Stripe Checkout.
• Logget-ind kunder ser "Mine retreats" på deres forside (/dashboard) med linket "Se detaljer eller afbestil" til /dashboard/retreats; der annullerer kunden selv med refund efter policy, refunderet via Stripe (rater stoppes).

FAQ

• Retreat vs. forløb? — Retreat = ét fler-dages ophold med værelser og ét køb. Forløb = ugentlige hold over en periode med fast gruppe (se saesonhold-guide).
• Kan ikke publicere? — Mangler en refund-regel (Betaling-fanen) eller pakkerejse-compliance (panelet øverst på Retreats), eller medlemsnr. er afvist.
• Skal jeg være medlem af Rejsegarantifonden? — Ja. Et retreat med overnatning er en pakkerejse, og du er arrangør. Holdstyring er kun teknisk leverandør.
• Pladser = rum eller personer? — Personer (total pr. værelses-type).
• Kan jeg slette et retreat med tilmeldinger? — Nej. Annullér tilmeldingerne først; "Slet" arkiverer.
• Automatiske e-mails: bekræftelse (når betalingen er gennemført; gratis bookinger med det samme), velkomst (14 dage før start), praktisk info (7 dage før), dagen før, tak/feedback (dagen efter retreatet er slut), betaling fejlede, restbetaling, annullering, venteliste-tilbud, roommate-match. Sendes på studiets sprog.