Faste pladser på hold

Garanterede pladser til medlemmer med måneds-/årsabonnement — auto-booket hver uge uden at de selv skal booke.

Kernebegreber

• Antal faste pladser sættes på holdtypen (fx 8 af 16 pladser reserveret = max 8 faste abonnementer).
• "Faste pladser"-tallet er et abonnements-loft, ikke en hold-reservation: når antallet er nået, kan der ikke købes flere, og nye kunder kan skrive sig på ventelisten. Det blokerer IKKE pladser på selve holdet.
• Venteliste til faste pladser (IKKE normal holdventeliste): man skriver sig op pr. hold og tidspunkt UDEN abonnement og uden betaling. Man betaler først, når man tager en tilbudt plads.
• Tilbud: bliver en plads fri, får nr. 1 i køen på netop det tidspunkt en mail med et købslink og 48 timers frist. Tilbuddet holder pladsen, til de har købt, eller fristen er udløbet. Kun på hold med en plan, pladsen kan købes på ("Tildel automatisk fast plads ved køb").
• Ingen pladsholdere: ophører en fast plads, annulleres de fremtidige bookinger straks, og holdpladserne er frie med det samme (holdets belægning og den almindelige holdventeliste opdateres). Den nye faste plads får nye bookinger på de kommende hold, når den tildeles.
• Manuelle studier: har holdet ingen plan, pladsen kan købes på, sendes intet købslink til kunden. Studiet får i stedet en mail (til studiets email) om, at der er ledige faste pladser, og hvem der står forrest i køen. Mailen nævner kun personer, der ikke allerede er meldt inden for de seneste 72 timer (højst én gang pr. 72 timer pr. person). Stamdata → Faste pladser viser samme besked, så du kan tildele pladsen direkte til medlemmet med deres abonnement.
• Familier: kontoindehaveren (uden profil) og en børneprofil er forskellige personer med hver sin faste plads og hver sin plads i køen. Kun når kontoen har præcis én aktiv deltagerprofil, regnes "kontoen" og "den profil" som samme person. En fast plads til ét familiemedlem lukker aldrig et andet familiemedlems plads i køen.

Sådan gør du

• Opsætning: Holdtype → klap "Vis avancerede indstillinger" ud → angiv "Faste pladser"-antal. Gå til Stamdata → Faste pladser → tilføj medlem + vælg aktivt medlemskab.
• Skriv på venteliste: Stamdata → Faste pladser → tilføj medlem, vælg hold og tidspunkt, og lad abonnement stå tomt. Medlemmet behøver ikke et abonnement. Er der allerede en ledig plads, sendes tilbuddet med det samme (på manuelle hold får studiet besked i stedet).
• Vælg RIGTIGT abonnement: listen viser abonnementets navn (ikke kun "Månedligt"). Har medlemmet både børne- og voksenabonnement, skal du vælge det der matcher holdet — den faste plads aflyses automatisk, hvis netop det valgte abonnement opsiges/udløber.
• Tidspunkt: Vælg "Alle hold" (auto-booket på alle hold fra skabelonen) eller "Specifikt tidspunkt" (fx "Mandag 18:00"). Kan ikke kombineres.
• Flere pladser: Et medlem kan have flere specifikke tidspunkter (fx Mandag + Onsdag), men ikke samtidig med "Alle hold".
• Redigér tidspunkt: Klik blyant-ikon i listen. Fremtidige bookinger opdateres auto — gamle mismatch-bookinger annulleres, nye matches oprettes. Tidspunktet skal ramme holdets klokkeslæt PRÆCIST (19:00 ≠ 19:15); rammer det ingen kommende hold, afvises det med "Der findes ingen kommende hold på det valgte tidspunkt" og intet ændres. Det nye tidspunkt skal også have en ledig fast plads, ellers afvises ændringen med en fejl. Den plads, medlemmet forlader, tilbydes straks til ventelisten.

Regler / grænser

• Ubesatte faste pladser (fx 10 reserveret, kun 8 abonnenter) er straks ledige for drop-in/medlemmer når holdet oprettes — der reserveres ingen tomme placeholders. Vil du have en hård buffer kun til faste, sæt maxParticipants = reservedSlots.
• Automatisk booking ved hold-generering respekterer dag/tidspunkt-filter; trækker IKKE fra klippekort (inkluderet i abonnement).
• Medlem melder fra enkelthold: Ingen straf, beholder fast plads, pladsen går til normal venteliste.
• Når en fast plads ophører (admin opsiger, medlemskabet udløber/deaktiveres, brugeren slettes): de fremtidige bookinger annulleres straks, så holdpladserne er frie. Står nogen i kø, får nr. 1 tilbud (eller studiet besked, hvis pladsen ikke kan købes online). Køber de, får de nye bookinger på de kommende hold.
• Holdkapacitet: de frigjorte holdpladser kan tages af andre, og den almindelige holdventeliste kan rykke op. Køber den næste fast-plads-kunde bagefter, oprettes bookinger på alle kommende hold, også hvis holdet er blevet fuldt i mellemtiden. Holdet kan altså komme over sit maks. antal deltagere. Det er en kendt konsekvens, ikke en fejl.
• Tilbuddet går videre til nr. 2, hvis nr. 1 trykker "Nej tak" i mailen eller lader fristen udløbe. Tilbud sendes også, når du hæver antallet af faste pladser, eller en plads bliver fri af andre grunde (cron hver time + straks ved opsigelse/afslag).
• Midt i betalingen når fristen udløber: tilbuddet står åbent, til betalingen er gennemført eller opgivet.
• Admin kan tildele en fast plads direkte til et medlem med aktivt abonnement; kunder får den via køb (se nedenfor).

Auto-tildel fast plads ved abonnementskøb (switch på prisplanen)

• Hvor: Priser → rediger en abonnements-plan → "Tildel automatisk fast plads ved køb" → "Tilføj hold" pr. hold planen dækker (hvert hold skal have faste pladser) + valgfri ugedag/tidspunkt pr. hold (tom = alle holdets klasser).
• Flere hold pr. plan: har planen >1 hold, får kunden et ekstra trin ved købet — hvem abonnementet gælder for → hvilket hold → betaling. Præcis 1 hold = vælges automatisk, intet ekstra trin.
• Kunden ser alle planens hold med antal ledige pladser. Fulde hold kan ikke købes. Har planen mere end ét hold, står knappen "Skriv mig på ventelisten" ved holdet i holdvælgeren; har planen kun ét hold, står knappen i beskeden ved købet, når holdet er fuldt. Har kunden et åbent tilbud på et hold, står det som holdt til dem og kan købes.
• To børn på hver sit hold: køb planen én gang pr. barn (vælg barn → vælg hold → betal → gentag). Køb nr. 2 på SAMME plan men ANDET hold behandles som et selvstændigt abonnement og opsiger IKKE køb nr. 1. Samme fremgangsmåde for én person med fast plads på to hold.
• Kundens valgte hold gemmes på medlemskabet, ikke på planen — senere ændringer af planens holdliste rører ikke allerede solgte faste pladser.
• Plads ledig ved køb: medlemmet trækkes normalt og får den faste plads ved aktivering. Har planen deltagerprofiler (børn/hund), tildeles én plads pr. deltager — alle på det valgte hold.
• Under betaling: pladsen holdes reserveret i 30 min mens kunden er hos MobilePay/Stripe, så to kunder ikke kan købe samme sidste plads. Venter abonnementet stadig på, at betalingen bliver gennemført (fx bankoverførsel/SEPA eller godkendelse af en MobilePay-aftale), holdes pladsen længere, dog højst 14 dage. Ufuldført betaling → pladsen frigives automatisk.
• Intet dobbeltkøb: kunden kan ikke købe en fast plads, der overlapper en, den samme person allerede har (samme hold og tidspunkt, en "alle hold"-plads, eller "alle hold" oven i et konkret tidspunkt). Købet afvises med en besked. Skift til en anden plan med samme plads er fint: pladsen flytter med.
• Holdet blev fuldt under en langsom betaling: den betalende kunde får altid pladsen. Holdet overfyldes hellere, end at der trækkes penge uden plads, og det logges til admin.
• Holdet fuldt ved køb: købet afvises, INTET oprettes og intet trækkes. Kunden kan skrive sig på ventelisten med ét klik.
• Plads bliver fri: kunden får tilbuddet (mail med link til en side, der viser holdet, fristen og de planer pladsen kan købes på). Køber de, aktiveres abonnementet, den faste plads tildeles, og pladsen i køen lukkes (kun for den person, købet gælder). Tilbudt sæde tæller som optaget for alle andre, så ingen kan snuppe det.
• Kun abonnementer (ikke klippekort). Switchen er pr. plan, default fra. Findes intet hold med faste pladser, kan switchen ikke konfigureres.

Ekstra-hold-klip ved rettidig afmelding (tilvalg, kontakt support)

• Hvad: Når et fast-plads-medlem melder rettidigt fra et enkelthold (inden holdets afmeldingsfrist), tilskrives 1 klip på et dedikeret "Ekstra-hold-klippekort" hos medlemmet. Klippet kan bruges til at booke et hvilket som helst hold på et frit valgt tidspunkt.
• Klippekortet oprettes automatisk første gang et klip skal tilskrives. Det gælder alle hold der accepterer klippekort, og kan ikke købes — kun optjenes via afmelding.
• Udløb: 3 måneder efter sidste tilskrivning. Hver ny optjening forlænger udløbet til 3 måneder frem fra den nye dato — så aktivt brug holder kortet i live på ubestemt tid. 3 måneder uden ny afmelding = klippene udløber.
• Sen afmelding (efter fristen) giver INTET klip — pladsen frigives som normalt uden kompensation.
• Klippet ses i medlemmets "Mine klippekort" som "Ekstra-hold-klippekort" og under Medlemskaber (admin) som et klippekort med reference "ekstra-hold-credit".
• Aktivering: Funktionen er som standard SLÅET FRA. Skriv til supporten for at få den slået til for jeres tenant. (Teknisk: settings-key ekstra_hold_credit_enabled.)
• Justering: Admin kan tilføje/fjerne klip via Priser og Salg → fanen Medlemskaber → vælg klippekort → Rediger → "Klip tilbage" (skriv det nye TOTAL, ikke forskellen; samme flow som almindelige klippekort, se klippekort-guide).

FAQ

• Klippekort? — Nej, faste pladser er for måneds-/årsabonnement; trækker ikke klip. (Ekstra-hold-klip optjenes dog via afmelding hvis funktionen er slået til, se ovenfor.)
• Abonnement udløber? Den faste plads ophører, de fremtidige bookinger annulleres straks, og står nogen i kø, får nr. 1 tilbuddet.
• Kan jeg skrive et ikke-medlem op til en fast plads? Ja. Skriv dem på ventelisten uden abonnement. De får et købslink, når der er en plads (på hold med en købbar plan), og betaler først, når de køber.
• Hvorfor kan kunden ikke købe, selv om jeg kan se en ledig plads? Pladsen er tilbudt til den næste i køen og holdes til dem i 48 timer.
• Hvorfor skal jeg angive antal faste pladser, når tomme slots alligevel går til drop-in? — Tallet bruges fire steder: (1) loft for hvor mange abonnementer der kan sælges; når det er nået, kan der ikke købes flere, og nye kunder kan skrive sig på ventelisten, (2) "X faste pladser tilgængelige"-visning på medlemssiden, (3) per-dag-loft hvis skabelonen kører flere ugedage, (4) validering — du kan ikke tilføje en fast plads før tallet er sat. Det styrer altså salget af faste pladser, ikke kapaciteten på det enkelte hold.
• Hvad sker der med ubesatte faste pladser når et hold oprettes? — De er straks ledige for almindelig booking. Eksempel: 10 faste konfigureret + 8 solgte abonnementer → 8 auto-bookes som "fast" + 2 går til drop-in/medlemmer fra første minut. Vil du have en buffer der ALDRIG kan tages af drop-in, skal maxParticipants sættes lig reservedSlots.
• Holdes holdpladserne til den, der får tilbuddet? Nej. Bookingerne annulleres straks, når en fast plads ophører, så alle kan booke holdpladserne. Tilbuddet holder kun selve den faste plads. Køber kunden, får de nye bookinger på de kommende hold. Gamle "reserveret"-bookinger fra den tidligere ordning er ryddet op.
• Vi tildeler faste pladser manuelt. Får kunden et købslink? Nej. Har holdet ingen plan med "Tildel automatisk fast plads ved køb", får studiet en mail om den ledige plads og hvem der står forrest i køen, og Stamdata → Faste pladser viser en besked. Du tildeler pladsen direkte til medlemmet med deres abonnement.
• Udløber Ekstra-hold-klippet? — Ja, 3 måneder efter den seneste optjening. Hver ny afmelding nulstiller udløbet til 3 måneder frem, så medlemmer der bruger fast-plads-funktionen aktivt aldrig mister klippene.
• Kan medlemmet købe flere Ekstra-hold-klip? — Nej, klippekortet er udelukkende et optjenings-kort — det fyldes op gennem rettidige afmeldinger.
• Kunden kan ikke købe samme plan igen med det samme — Det kan de, hvis de vælger et ANDET hold eller et andet familiemedlem. Vælger de nøjagtig samme hold OG samme deltager inden for 10 minutter, afvises købet som en utilsigtet dublet (beskytter mod dobbelt-abonnement ved dobbeltklik). Har den samme person allerede en fast plads, der overlapper (samme hold og tidspunkt, eller "alle hold"), afvises købet uanset tidspunkt.
• Hvorfor forsvandt planens holdliste? — Slås "Tildel automatisk fast plads ved køb" fra og planen gemmes, ryddes listen. Tænd kontakten og tilføj holdene igen. Allerede solgte faste pladser påvirkes ikke.
• Kan kunden selv skifte hold bagefter? — Nej. Efter købet er det kun admin der kan flytte en fast plads (Stamdata → Faste pladser → blyant-ikon).