Bookinger

Håndter tilmeldinger, ventelister, check-in og manuel booking.

Kernebegreber

• Tilmeldte, Venteliste, Afmeldte (vises med badge i deltagerlisten).
• Privat link: Hvert hold har et privat link som altid virker, selv hvis holdet er skjult fra offentlig kalender. Findes under "Rediger" på holdet.
• Gæster: Medlemmer kan tage gæster med på hold hvor "Tillad gæster" er aktiveret på holdtypen (se opret-hold-guide). I booking-modal'en vises en gæste-tæller (op til "Max gæster per booking", default 1, max 10). Gæster betaler via medlemmets klippekort (1 klip pr. gæst pr. hold, scaler med holdets "Klip pr. booking"). Har medlemmet kun abonnement og ingen klippekort, betaler gæsten drop-in. Navne kan opsamles hvis holdtypen har "Indsaml deltagernavne" til.
• Walk-in som gæst (tilvalg, IKKE det samme som "Gæster" ovenfor): Med featuren slået til (Indstillinger → Funktioner → Booking → "Walk-in som gæst") kan en ny kunde købe ÉN drop-in-plads uden først at oprette login. Gælder kun hold med en pris — aldrig sæsonhold, aldrig "Kun for medlemmer", aldrig gratis hold og aldrig venteliste; betalingen er den eneste verifikation af at gæsten er en rigtig person. Gæsten oprettes som et almindeligt medlem uden adgangskode, mærket WALK-IN, og kan sætte en adgangskode bagefter. Findes mailen allerede som rigtigt medlem, afvises gæste-købet og de bedes logge ind (ellers kunne man booke i en andens navn). På deltagerlisten står de som "Gæst" og tæller med i kapaciteten. Vil de afmelde eller ændre, skal de først oprette sig som bruger.
• Gæste-differentiering (tilvalg): Med featuren slået til (Indstillinger → Booking & salg) og kategori-priser sat på holdtypen vælger medlemmet i stedet antal gæster pr. kategori (fx Voksen/Ung/Barn) til hver sin pris. Kategori-gæster betales ALTID med penge, aldrig klip; prisen fastfryses ved bookingen (se gaeste-differentiering-guide).

Sådan gør du

• Tilføj et medlem til et hold (admin-manuel booking): /admin/classes → åbn holdet → rediger → sektionen "Tilmeldte medlemmer" → søg på navn/email → vælg personen → gem. Bookingen oprettes direkte, uden klip trækkes og uden at medlemmet opkræves. Der er INGEN mulighed i UI'en for at vælge betalingsmetode eller tvinge drop-in-pris ved manuel tilmelding. Hvis medlemmet skal betale for holdet, skal du bagefter enten registrere betalingen manuelt i dit regnskabssystem, eller bede medlemmet selv booke (så får de den almindelige betalingsflow med klippekort/drop-in).
• Flyt en deltager til et andet hold (uden at røre klip/betaling): Rediger det nuværende hold → fjern personen fra "Tilmeldte medlemmer" → gem. Åbn det nye hold → tilføj personen → gem. Klip og betaling røres ikke. Brug IKKE "Afmeld"-knappen hvis du bare vil flytte — den flow er til egentlige afmeldinger.
• Check-in: Klik checkbox ud for medlem, eller "Marker alle fremmødt". Brug "Marker resterende som udeblivelse" for no-shows. Instruktører kan check-ind via instruktørportalen (ser kun egne hold).
• Venteliste (reservation-model): FIFO-rækkefølge. Automatisk oprykning ved afmelding (eller når reserverede fixed-spot pladser frigives 72t før) + email-bekræftelse. Klippekort/abonnement reserveres med det samme ved tilmelding til ventelisten — klippet trækkes straks og refunderes auto ved rettidig afmelding, hold-aflysning, eller når klassen begynder uden personen er rykket op (cron). Drop-in/walk-in på venteliste fanger INGEN betaling automatisk — beløb gemmes kun; kunden får email med kontant ved oprykning. VIGTIGT: Studiet skal selv kontrollere ved fremmøde at drop-in/walk-ins har betalt — der opkræves ikke automatisk. Slå drop-in på venteliste fra under /admin/indstillinger/betingelser → "Drop-in på venteliste" hvis du vil undgå manuel betalingskontrol; så accepterer ventelisten kun klippekort/abonnement.
• Refunder klip manuelt: Medlemmer → åbn medlem → juster klip på aktivt klippekort, angiv årsag.
• Afmeld + refunder i én handling: /admin/bookings → vælg bookingen/bookingerne → "Afmeld & Refunder". Denne flow håndterer både klip-genskabelse og betalings-refusion (Stripe/MobilePay) automatisk.

Regler / grænser

• Afbestillingsfrist er global, sættes under Opsætning → Betaling → Betingelser.
• Sen afmelding: Klippet beholdes som brugt (klippekort) / ingen refusion (drop-in); admin kan manuelt refundere bagefter.
• Admin afmelding via "Afmeld & Refunder": klip/betaling refunderes automatisk ved afmeldingen. Almindelig afmelding via booking-listen refunderer IKKE automatisk — brug "Afmeld & Refunder" hvis pengene skal tilbage.
• Udeblivelse: Klip refunderes ikke.
• Ingen grænse for antal samtidige bookinger per medlem — så længe de har klip/abonnement.

Klippekort og moms ved booking (deltagerprofiler)

• Under 30 år: Momsfrie klippekort bruges først, derefter klippekort med moms.
• Over 30 år: Kun klippekort med moms er synlige/brugbare.
• Prioritering: hold-specifikke → generelle; udløbsdato før eviggyldige; momsfrie først for under-30.

Betalingsmetoder vist i oversigt

• Klippekort, Abonnement, Drop-in, Gratis (afhængig af hvordan bookingen blev oprettet).

Deltagerliste til medlemmer (fornavne)

• Tænd: /admin/indstillinger/funktioner/booking → "Vis deltagerliste til medlemmer". Default OFF.
• Når tændt ser medlemmer fornavne på andre confirmed deltagere på samme hold — vises på /dashboard/bookings under hver booking + i booking-modal under hver valgt session.
• Privatliv: 3 lag opt-out — tenant-toggle (master), users.share_name_on_attendee_list (per-bruger, default ON, sættes via Min profil), participant_profiles.share_name (per deltagerprofil, default ON, sættes per profil i Min profil).
• Requester ses ikke selv på listen ("4 andre deltagere: …"). Test ekskluderes hvis hun har slået fra. Profile-bookings bruger profilens fornavn (field1).

Admin-manuel booking og regnskab

• Manuel tilføjelse af medlem via /admin/classes opretter bookingen uden betaling og uden klip-fradrag.
• Ingen automatisk bogføring i Billy/e-conomic/Dinero ved manuel tilmelding — intet beløb registreres.
• Hvis medlemmet skal betale, skal det enten registreres manuelt i regnskabssystemet, eller medlemmet skal selv booke via normal flow (klippekort/drop-in) så betaling og bogføring sker automatisk.
• Drop-in-pris kan IKKE tvinges igennem ved admin-manuel tilmelding — der er ikke en betalingsmetode-vælger.

Upsell i booking-vinduet

• Tænd: /admin/indstillinger/funktioner/booking → "Upsell ved booking" + "Visningstilstand": "Detaljeret — vis konkret tilbud med købsknap" (kort med pris/besparelse/køb direkte i bookingen; vises også på members-only hold) eller "Simpel — vis kun et diskret tip" (kort linje + link til prissiden; vises IKKE på members-only hold).
• Vises kun i betalings-trinnet for kunder UDEN brugbart klippekort/abonnement til det valgte hold. Kunden kan lukke boksen (huskes i browseren) — undtagen på members-only hold. Købsknapper kræver online betaling (MobilePay/Stripe) sat op.
• Plan-udvælgelse (automatisk, ingen direkte vælger pr. holdtype): kun planer der gælder holdets holdtype (planer uden holdtype-binding gælder alle). Klippekort-kort: max 10 klip; "Populær"-markeret plan vinder altid, ellers laveste pris pr. klip; vises kun hvis pris pr. klip < holdets drop-in-pris. Abonnements-kort: "Populær" vinder altid, ellers billigste abonnement.
• Styr resultatet pr. holdtype via /admin/priser: begræns planen til holdtyper i plan-editoren + "Markér som populær" bestemmer vinderen uanset pris.
• "Rækkefølge i upsell-boksen" (kun i Detaljeret): "Klippekort øverst" (standard) / "Abonnement øverst" / "Kun abonnement" (klippekort-kortet vises slet ikke). Undtagelse ved "Kun abonnement": på members-only hold vises klippekortet alligevel, hvis der ikke findes et abonnement til holdet, så kunden ikke ender uden købsvej.

FAQ

• Kan jeg få abonnementet øverst i upsell, eller helt skjule klippekortet? — Ja. /admin/indstillinger/funktioner/booking → "Rækkefølge i upsell-boksen" → "Abonnement øverst" eller "Kun abonnement". Kræver Visningstilstand = Detaljeret.
• Kan jeg vælge hvilken plan der upselles på en bestemt holdtype? — Ikke direkte. Systemet vælger automatisk blandt planer der gælder holdtypen: "Populær"-markeret plan vinder altid; ellers billigste abonnement / laveste pris pr. klip (klippekort max 10 klip). Styr det ved at binde planer til holdtyper og bruge "Markér som populær" på /admin/priser.
• Kan et medlem selv tilmelde en gæst (fx en ven)? — Ja, hvis holdtypen har "Tillad gæster" slået til. Medlemmet vælger antal gæster i booking-modal'en. Gæsten betales via medlemmets klippekort (1 klip pr. gæst, eller flere hvis holdet har "Klip pr. booking" > 1). Har medlemmet kun abonnement (ingen klippekort), betaler gæsten drop-in. Slå feature til pr. holdtype: Stamdata → Holdtyper → "Vis avancerede indstillinger" → "Tillad gæster" + sæt "Max gæster per booking" (1-10).
• Kan gæster koste forskelligt efter alder (fx ung/barn)? — Ja, med gæste-differentiering: kategorier med hver sin pris pr. holdtype (tomt prisfelt = følger drop-in, 0 = gratis). Kategori-gæster betales altid med penge, aldrig klip. Se gaeste-differentiering-guide.
• Se afmeldte? — Ja, afmeldte vises med badge på deltagerlisten.
• Hvad sker når venteliste får plads? — Førsteperson bookes auto og får email. Klippet er allerede reserveret ved tilmelding (ingen ny træk ved oprykning). Drop-in/walk-in: ingen betaling fanges automatisk; oprykningsmailen viser kontant-info — studiet skal selv kontrollere ved fremmøde at der er betalt.
• Hvad hvis man aldrig rykkes op på ventelisten? — Når klassen starter, refunderes reserverede klip automatisk via cron (expire-waitlist-bookings). Drop-in-bookinger på venteliste markeres bare som cancelled.
• Hvordan slår jeg drop-in på venteliste fra? — /admin/indstillinger/betingelser → "Drop-in på venteliste" toggle. Når slået fra kan kun klippekort/abonnement-medlemmer skrive sig på ventelisten.
• Hvordan flytter jeg en deltager fra et hold til et andet? — Rediger det første hold (/admin/classes → holdet → "Tilmeldte medlemmer") og fjern personen. Rediger så det nye hold og tilføj personen. Klip/betaling røres ikke.
• Refunderer admin-afmelding automatisk? — Kun "Afmeld & Refunder" på /admin/bookings refunderer klip og penge automatisk. Almindelig cancel sætter blot status til cancelled uden at røre klip.
• Kan jeg som admin opkræve drop-in pris når jeg manuelt tilmelder? — Nej. Der er ingen mulighed for at vælge betalingsmetode ved admin-manuel tilmelding. Bed kunden selv booke hvis de skal opkræves, eller registrér betalingen manuelt i regnskabssystemet.