Betaling i studiet (kontant / manuel)

Sådan registrerer du en betaling du selv har modtaget (kontant, MobilePay til eget nummer, bankoverførsel) og giver medlemmet præcis det, de har betalt for.

Kernebegreber

• Manuel oprettelse: du tildeler produktet direkte under Medlemskaber; systemet opkræver intet og fornyer ikke automatisk.
• Automatisk bogføring: netto (pris − rabat) over 0 → kvittering + postering i tilsluttet regnskab (Billy/e-conomic/Dinero). I Billy som kladde, eller godkendt hvis "Bogfør automatisk (godkend med det samme)" er slået til. Beløb = netto inkl. moms. Bogfør IKKE selv oveni.
• Kvittering: ses af medlemmet under "Mine kvitteringer" på sin side; sendes ikke på mail.
• Betalingsmåde: "Ikke oplyst", "Kontant", "Bankoverførsel", "MobilePay" eller "Andet". Vises i Omsætning → Betalinger; tom = "Ukendt".
• Kontant betaling: indstilling der lader kunden selv vælge at betale kontant, når de booker et hold eller en behandling.

Sådan gør du

• Registrér betaling + tildel klippekort/abonnement: Priser og Salg → fanen Medlemskaber → "+ Opret medlemskab" → "Vælg medlem" (søg navn/e-mail) → evt. "Tilknyt deltagerprofiler" → "Prisplan" → "Startdato" → "Vis avancerede indstillinger" for "Slutdato" (tom = beregnes fra prisplanens gyldighed), "Pris" (prefyldt fra planen) og "Rabat givet" → "Betalingsmåde" → "Opret medlemskab". Aktiveres straks.
• Medlem under 30: har studiet momsfritagelse slået til, og er medlemmet under 30 på oprettelsesdagen, viser "Pris" den momsfri pris (samme beløb, som medlemmet selv ville betale ved køb), og en grøn note under prisplanen siger "Momsfritaget (under 30)". Medlemskabet registreres uden moms og kan kun bruges af deltagere under 30. Med deltagerprofiler skal alle tilknyttede deltagere være under 30. Et beløb du selv indtaster, bruges uændret, men stadig uden moms (se momsfritagelse-guide).
• Nyt medlem først: Medlemmer → "Opret bruger" (fjern evt. fluebenet "Send invitation med link til at oprette adgangskode") → opret derefter medlemskabet.
• Lad kunder vælge kontant ved booking: Indstillinger → Betaling → Betalingsudbydere → toggle "Kontant betaling". Kunden vælger "Kontant — Betal kontant i studiet"; bookingen bekræftes uden betaling og bogføres ikke. Beløbet er det, booking-vinduet viser: med momsfritagelse betaler en under 30 prisen uden moms (fx 100 kr af 125 kr), og gæster prissættes efter den, der booker. Det står i bekræftelsesmailen, ved bookingen på holdet og i Omsætning.
• Kontant med klippekort og betalende gæster: med "Brug klippekort" slået til og gæster med pris (kategori-gæster, se gaeste-differentiering-guide) bruges klippet til kundens egen plads på hold med gæster, som ved MobilePay, kort og Flatpay, og kontant betaler kun gæsterne, også gæster uden kategori i samme booking (se klippekort-guide). Fx et barn til 40 kr: 40 kr kontant, og kortet går fra 10 til 9 klip ved bookingen; bookingen, booking-vinduets kvittering og bekræftelsesmailen siger 40 kr. Kortet skal gælde ved holdets start, passe til holdtypen og have ledige klip nok; ellers betaler kunden sin drop-in-pris kontant. Hold uden gæster i samme booking koster drop-in, undtagen hold kun for medlemmer, hvor klippet dækker pladsen. Rækker klippene ikke til alle hold, fordeles de efter holdenes starttid: starter et medlemshold først, får det klippet, og holdet med gæsterne koster drop-in. Er "Brug klippekort" slået fra, beholder kunden klippet og betaler fuld pris (ikke på hold kun for medlemmer). Dækker et abonnement kundens plads, betaler kontant også kun gæsterne.
• Rabatkode ved kontant: regnes af det, der faktisk skal betales efter klippet eller abonnementet. En kode med fast beløb eller fast pris pr. deltager tæller kun pladser, der koster penge, fx 15 kr rabat pr. deltager med et barn til 40 kr: 15 kr i rabat og 25 kr kontant, som online. Dækker koden hele beløbet, og er "Brug klippekort" slået fra, beholder kunden klippet, og bookingen er gratis med koden; på et hold kun for medlemmer bruges klippet stadig.
• Se hvad der skal opkræves: dækker et klip eller abonnement kundens plads, viser holdets deltagerliste kontantbeløbet efter etiketten, fx "Klippekort + Kontant 40 kr" eller "Medlemskab + Kontant 40 kr", og Holdbookinger fx "Klippekort + 40 kr".
• Gavekort og kontant (se gavekort-guide): feltet "Har du et gavekort?" vises, når "Brug klippekort" er slået fra, intet abonnement dækker holdene, og intet af dem kun er for medlemmer; vælger kunden "Brug klippekort", slås et benyttet gavekort fra. Rabatkoden regnes først, gavekortet betaler resten, og kunden betaler det, der står tilbage, kontant. Bookingen gemmes med kontantbeløbet; bekræftelsesmailen viser fx "Gavekort 80 kr + kontant 120 kr i studiet, i alt 200 kr", og holdets deltagerliste "Kontant 120 kr + Gavekort 80 kr". Betaler gavekortet det hele, bookes holdet uden betalingsmetode, også med en rabatkode fordelt over flere hold. Saldoen trækkes først, når bookingen oprettes; afvises bookingen (fx fuldt hold), er saldoen urørt. Den del af saldoen, en ubetalt online-betaling har reserveret, kan ikke bruges imens; har kunden selv forladt en kortbetaling på samme hold, annulleres den, og kortet kan straks bruges med kontant. MobilePay kan ikke bruges sammen med et gavekort, der betaler en del: vinduet tilbyder så ikke MobilePay og forklarer hvorfor; er MobilePay studiets eneste online-betaling, betaler kunden resten kontant eller fjerner gavekortet.
• Oprykning fra ventelisten: en ventelisteplads oprettes ubetalt (0 kr, ingen betalingsmetode), også via widgeten, og oprykningen ændrer kun dens status. Oprykningsmailen regner kun en plads som betalt, når der ligger en betaling bag den. Rykkes en kunde op uden dækning, viser oprykningsmailen beløbet efter samme regel (under 30 uden moms, gæster efter den, der booker) og "Du kan betale kontant i studiet", når "Kontant betaling" er slået til; ellers intet beløb. Beløbet står kun i mailen og gemmes ikke på bookingen. Dækker et abonnement eller et reserveret klip pladsen, vises intet beløb. Widgeten reserverer intet klip: en klippekortholder, hvis kort dækker holdet og stadig gælder ved holdets start, sendes videre til studiets bookingside, hvor klippet reserveres. Med et kort, der ikke dækker holdet eller udløber før holdets start, skylder kunden drop-in-prisen ved oprykning (se widgets-guide).
• Sæt et medlem på et hold selv: Hold → åbn holdet → "Rediger" → "Tilmeldte medlemmer" → søg medlem. Systemet tjekker dækning: abonnement → "Tilmeld"; et klippekort med ledige klip nok til holdet → "Træk et klip" eller "Jeg får betaling på anden vis"; ingen dækning (også når kortets klip er reserveret af en online-booking) → "Tilmeld alligevel". Gem holdet. Bookingen bogføres ikke — registrér selv en kontant drop-in i regnskabet.
• Sæsonhold betalt i studiet: sæsonholdet → "Tilføj deltager" → "Medlemmet har allerede betalt" (vælg betalingsmåde og -dato; kvittering + bogføring) eller "Fri plads uden betaling" (se saesonhold-guide).
• Webshop-salg i studiet: Webshop → "Opret salg" (kontant eller MobilePay på stedet) (se webshop-guide).
• PT-pakke betalt i studiet: "Tildel pakke" → "Ja, betalingen er modtaget" registrerer den som betalt (se pt-pakker-guide).

Regler / grænser

• "Opret medlemskab" kalder aldrig Stripe/MobilePay/Flatpay, og et manuelt abonnement fornyes ikke automatisk (udløbsmail 7 og 1 dag før slutdato).
• Netto > 0 → kvittering + regnskabspostering (beløb inkl. moms; uden moms for et momsfritaget under-30-medlemskab). Netto = 0 → intet bogføres.
• Oprettelsesgebyr opkræves ikke ved manuel oprettelse.
• Manuel tilføjelse til et hold og kontant-bookinger posteres IKKE i regnskabet. En kontant-booking, der bekræftes ved bookingen, tæller dog med i Omsætning med det beløb, der er gemt på bookingen (med gavekort kun kontantdelen; gavekortet tælles ved salget).
• Hold kun for medlemmer ("Kan kun bookes via abonnement eller klippekort" uden "Omfattes ikke af abonnement eller klippekort"): kundens egen plads kan ikke bookes som drop-in og betales kontant. Den skal dækkes af et abonnement, der dækker holdet, eller et klip fra et klippekort, der kan bruges til holdet. Ellers lader booking-vinduet ikke kunden booke ("Dette hold kan kun bookes med et klippekort eller abonnement, der dækker holdet."), og Min Booking-appen og online betaling afviser med ""Yin" kan kun bookes med et klippekort eller abonnement, der dækker holdet." Vælger kunden kontant, bruges klippet stadig til kundens plads, og kontant betaler kun gæsterne. Har abonnementet nået sit bookingloft, skal holdet dækkes af et klip; ellers afvises bookingen med beskeden om bookingloftet (fx "… dit medlemskab tillader max …"). Med begge indstillinger slået til betaler et medlem drop-in-prisen og kan betale den kontant (se opret-hold-guide).
• Kontante betalinger kan ikke refunderes i systemet — betal pengene tilbage selv.
• Gavekortets andel af en kontant-booking, også når gavekortet betalte hele bookingen, sættes tilbage på kortet ved en rettidig afmelding (også i appen og widgeten, ved "Fjern deltager", holdaflysning, kontosletning, bulk-afmelding og via AI-assistenten); efter fristen eller ved "Ingen refundering ved afmelding" gives den ikke tilbage. Afmeldingsvinduet i Mine bookinger og beskeden efter afmeldingen siger, om gavekortets beløb sættes tilbage på kortet. Andelen giver hverken refusionsbeløb eller kreditnota.

FAQ

• Opkræver "Opret medlemskab" medlemmet? — Nej. Ingen online-opkrævning og ingen auto-fornyelse, men netto > 0 bogføres automatisk som en modtaget betaling.
• Hvordan giver jeg et medlem et klippekort de har betalt kontant for? — "+ Opret medlemskab" → vælg klippekort-planen → "Betalingsmåde: Kontant" → "Opret medlemskab". Klippene lægges på med det samme.
• Skal jeg også bogføre i Billy bagefter? — Nej, det sker automatisk når netto > 0. Undgå dobbeltpostering.
• Hvordan opretter jeg et gratis medlemskab uden postering? — Sæt netto = 0: ryd prisfeltet eller sæt rabat = pris.
• Kan kunder selv vælge at betale kontant? — Ja, slå "Kontant betaling" til under Betalingsudbydere. Gælder booking af hold og behandlinger.
• Kunden bruger klippekort og har et barn med — hvad skal betales kontant? — Med "Brug klippekort" dækker klippet kundens egen plads, og kontant betaler kun barnet, fx 40 kr, mens kortet går fra 10 til 9 klip. Hold uden gæster i samme booking koster drop-in (hold kun for medlemmer bruger klippet), og kan intet kort bruges til holdet, betaler kunden også sin egen drop-in-pris kontant. Med "Brug klippekort" slået fra beholder kunden klippet og betaler fuld pris. På holdet står fx "Klippekort + Kontant 40 kr".
• Kan kunden bruge et gavekort og betale resten kontant? — Ja. Rabatkoden regnes først, gavekortet betaler resten, og bookingen gemmes med det, der skal betales kontant; bekræftelsesmailen viser fordelingen. MobilePay kan ikke bruges sammen med et gavekort, der kun betaler en del. Afmeldes bookingen rettidigt, sættes gavekortets andel tilbage på kortet; kontantdelen betaler du selv tilbage.
• Kan en kunde betale kontant for et hold, der kun er for medlemmer? — Ikke for sin egen plads ved bookingen, når holdet har "Kan kun bookes via abonnement eller klippekort" uden "Omfattes ikke af abonnement eller klippekort". Pladsen skal dækkes af et abonnement eller et klip, der kan bruges til holdet; et tomt klippekort, en købt enkelttime (drop-in) eller et abonnement til andre holdtyper er ikke nok. Vælger kunden kontant, betaler kontant kun gæsterne. Er begge indstillinger slået til, betaler et medlem drop-in-prisen og kan betale den kontant.
• Hvorfor står betalingen som "Ukendt" i Omsætning? — "Betalingsmåde" blev ikke udfyldt ved oprettelsen.
• Får medlemmet en kvittering? — Ja, under "Mine kvitteringer" på sin side, når netto > 0. Den sendes ikke på mail.
• Hvorfor skal en under 30 betale mindre kontant end holdets pris? — Med momsfritagelse slået til betaler en under 30 drop-in-prisen uden moms (fx 100 kr af 125 kr), som ved online-betaling. Det er det beløb, booking-vinduet og bekræftelsesmailen viser.
• Hvorfor viser oprykningsmailen et beløb, der skal betales kontant? — Kunden stod på ventelisten uden et abonnement eller reserveret klip, der dækker holdet, og "Kontant betaling" er slået til. Mailen viser det beløb, kunden skylder (under 30 uden moms ved momsfritagelse). Beløbet gemmes ikke på bookingen. Via widgeten kommer en klippekortholder kun på ventelisten, når kortet ikke dækker holdet eller udløber før holdets start, og skylder så drop-in-prisen; ellers sendes kunden til studiets bookingside, hvor klippet reserveres.
• Hvorfor viser "Opret medlemskab" en lavere pris for et medlem under 30? — Med momsfritagelse slået til bliver medlemskabet momsfrit og får planens pris uden moms, det samme beløb som medlemmet selv ville betale ved køb. Det kan så kun bruges af deltagere under 30.