Medlemmer

Medlemskartotek med kontaktoplysninger, historik, medlemskaber og noter.

Kernebegreber

• Aktive medlemskaber: Klippekort + abonnementer + gavekort med resterende klip, udløbsdatoer, tilknyttede deltagerprofiler (inkl. momsfri-status for under-30).

Sådan gør du

• Søg: Søgefelt matcher navn (for-/efternavn), email, telefon.
• Filter: Abonnement (bestemt prisplan), Medlemsstatus (Aktive / Udløbne / Pauserede / Uden medlemskab), Hold (Forløb / Ugentlige hold), Mærkat (vises kun når mindst ét medlem har et mærkat; "Uden mærkat" findes som eget valg).
• Mærkat: Frit internt felt (max 50 tegn) på medlemmet, fx PRØVETIME eller GÆST. Sættes ved oprettelse eller på medlemsprofilen → Redigér. Vises som farvet chip i medlemslisten og kan filtreres på. Kun synligt i administrationen — medlemmet ser det ALDRIG, og det indgår ikke i mails eller på holdlister. Skriv derfor ikke mærkater i navnefelterne. Walk-in-gæster (se bookinger-guide) får automatisk mærkatet WALK-IN, så du kan filtrere dem frem — de er oprettet uden adgangskode og har endnu ikke gjort kontoen til deres.
• Se medlem: Klik for fuld profil — 4 nøgletal (Kommende/Fremmøde/Total/Aktive medlemskaber), Aktive medlemskaber, Deltagerprofiler, Kommende bookinger, Aktivitetshistorik (hold/behandlinger/forløb/retreats i én tidslinje), Noter (kun admin). INGEN betalingshistorik-sektion.
• Send besked til flere: Sæt flueben ud for medlemmer i listen (eller "Vælg alle {antal}" på tværs af søgning/filter) → handlingsbjælken viser knappen "Send besked til valgte" → send som email, og som SMS hvis SMS-modulet er slået til (kun medlemmer med telefonnr. får SMS).
• Modtagere af nyhedsbrev: Knap øverst højre kopierer en BCC-liste over alle der har accepteret nyhedsbrev (kan også inkludere ikke-medlemmer tilmeldt fra forsiden), så du kan sende fra dit eget mailprogram.
• Opret bruger: Knap øverst højre → "Opret bruger" → navn + email (påkrævet), telefon/mærkat (valgfri). Fluebenet "Send invitation med link til at oprette adgangskode" er slået TIL som standard → medlem får velkomstmail med link (gyldigt 7 dage). Slå det FRA til prøvetimer og gæster der ikke skal have en konto endnu: brugeren oprettes uden at der sendes nogen mail, og de kan inviteres senere via Send abonnements-link (auto-login) eller ved selv at bruge "Glemt adgangskode" på login-siden. Søg altid først for at undgå dubletter; systemet advarer hvis email eksisterer.
• Tilføj medlemskab: Medlemskaber → "Opret medlemskab" → vælg medlem, produkt og startdato. Slutdato, pris (DKK) og evt. rabat ligger under "Vis avancerede indstillinger" — slutdato udregnes automatisk fra prisplanens gyldighed hvis feltet står tomt, og prisen prefyldes fra valgt prisplan. VIGTIGT: Admin-manuel oprettelse aktiverer medlemskabet direkte uden at opkræve betaling gennem systemet — ingen betalingsmetode-vælger, Stripe/MobilePay kaldes IKKE, og et manuelt oprettet abonnement fornyes IKKE automatisk (ingen stripe_subscription_id). MEN regnskabet bogføres automatisk: er nettoprisen (pris − rabat) over 0, oprettes automatisk både en kvittering til medlemmet OG en postering i tilsluttede regnskabssystemer (Billy/e-conomic/Dinero) — i Billy som kladde (eller godkendt hvis "Bogfør automatisk" er slået til), beløb = netto inkl. moms. Du skal IKKE selv bogføre i Billy oveni. Helt gratis (gave/kompensation, ingen postering): sæt nettopris = 0 — ryd prisfeltet ELLER sæt rabat = pris. Delvis rabat (netto > 0) bogføres til nettobeløbet. Bedst til: prøveperioder, gaver, VIP-medlemmer, kompensation, samt registrering af kontant/manuel betaling du selv har modtaget.
• Nulstil adgangskode: Ingen admin-knap. Medlemmet bruger selv "Glemt adgangskode" på login-siden og får en email med link til ny adgangskode (virker også for et nyoprettet medlem uden adgangskode endnu).
• Send abonnements-link (enkeltperson): Medlemsprofil → "Send abonnements-link"-knappen ved Medlemskaber-sektionen → vælg specifik plan (eller "lad kunden vælge") + valgfri personlig besked → medlem får email med auto-login og 14-dages link direkte til Stripe-checkout. Bruges ved enkelttilfælde: genaktivering efter opsigelse, skift af plan, nedgradering, eller når kunden ikke selv kan komme videre. Bulk-versionen ligger på /admin/memberships/migration (se medlemskabsmigration-guide).
• Nedgradering (skift til billigere plan): Self-service blokerer downgrade ("Du kan ikke nedgradere..."). Admin-flow: 1) Find kundens nuværende abonnement på profilen → opsig/luk det (sæt is_active=false og end_date til sidste betalte dag) — det fjerner blokken. 2) Klik "Send abonnements-link" → vælg den billigere plan → send. OBS: at lukke det gamle medlemskab (is_active=false) aflyser medlemmets fremtidige bookinger automatisk og frigiver pladserne — bed medlemmet genbooke på den nye plan.

Privatliv (deltagerliste)

• Hvis tenant har slået "Vis deltagerliste til medlemmer" til, kan medlemmet selv slå "Vis mit fornavn på deltagerlisten" fra under Min profil. Default ON. Skjuler kun deres eget fornavn — andre vises stadig.

Regler / grænser

• Slet medlem: Medlemsprofil → Rediger → Farezone → "Slet bruger permanent". Brugerkontoen fjernes og emailen frigives, men bookinger/medlemskaber bevares (regnskab/historik). Løbende abonnementer (kort/MobilePay/Flatpay) opsiges samtidig med studiets opsigelsesvarsel, præcis som hvis medlemmet selv havde opsagt, og medlemmet får en opsigelsesbekræftelse med slutdatoen. Kan betalingsudbyderen ikke nås, slettes brugeren ikke (prøv igen senere). Kan ikke fortrydes. GDPR-anmodninger: kontakt support. Har studiet adgangskontrol: medlemmets adgang tilbagekaldes samtidig (både stående medlemskabsadgang og personligt armbånd/PIN), og armbåndsnummeret frigives, så den fysiske brik kan gives videre til et andet medlem.
• Hvert medlem har én primær email til login. Skift via redigering — ny email bruges fremover.
• Medlemmer kan også oprette sig og logge ind med Google eller Apple, hvis kontakterne er slået til (se login-guide). Apple-medlemmer kan stå med en @privaterelay.appleid.com-adresse i kartoteket; mails videresendes, og den rigtige adresse kan ikke ses.

• Rolleskift: rolle-pillen i medlemsoversigten er en dropdown — skift mellem Medlem, Instruktør og Admin direkte i listen. ⚠️ Opgraderes et medlem til instruktør eller admin, oprettes en instruktør-profil automatisk, så personen kan findes i instruktør-universet og markeres som PT. Profilen er som udgangspunkt IKKE synlig på hjemmesiden — slå «Vis på hjemmeside» til under Instruktører, hvis den skal være det.

FAQ

• Se fremmøde? — Medlemsprofil → sektionen "Aktivitetshistorik" viser alle hold + status (fremmødt/afmeldt/udeblevet).
• Opkræver "Opret medlemskab" automatisk betaling? — Nej, ingen Stripe/MobilePay-opkrævning og ingen auto-fornyelse. MEN er nettoprisen (pris − rabat) over 0, bogføres det automatisk i regnskabet (kvittering + Billy/e-conomic/Dinero-kladde) som var det en kontant/manuel betaling du har modtaget — du skal ikke selv bogføre i Billy. Vil du oprette gratis uden postering: sæt nettopris = 0 (ryd pris ELLER sæt rabat = pris).
• Kan jeg ændre prisen på et aktivt abonnement? — Nej, ikke direkte i UI. Opsig det gamle abonnement og opret et nyt med den nye pris — men vær opmærksom på at admin-manuel oprettelse ikke automatisk knytter det til Stripe-recurring. Spørg support hvis medlemmet skal beholde automatisk fornyelse med ny pris.
• Kan et medlem tage en gæst eller ven med på dagen? — Ja, hvis deltagerprofiler er aktivt (se deltagerprofiler-guide). Medlemmet kan booke gæster som separate deltagere på samme booking. Systemet tæller hver gæst som én plads mod holdets kapacitet. Ved betaling trækkes klip pr. deltager eller der opkræves drop-in pr. gæst afhængigt af hvad medlemmet har dækning for.
• Hvorfor får jeg ikke profil-prompt når jeg opretter et medlem manuelt? — Manuel admin-oprettelse via "Opret bruger" opretter kun user-kontoen; deltagerprofiler udfyldes ikke automatisk. Medlemmet selv tilføjer deltagerprofiler ved første booking, ELLER du kan tilføje dem manuelt fra medlemsprofilen → Deltagerprofiler.
• Et nyt medlem kan ikke findes i søgning ved tilmelding til hold — Tjek at medlemmet er korrekt oprettet (søg i /admin/members) og at email/navn er stavet ens. Nye medlemmer indekseres med det samme. Hvis søgningen stadig er tom: verificér at medlemmet ikke er deaktiveret og at du søger fra hold-bookingflowet (ikke fra membership-listen).
• "Ingen aktive månedlige abonnementer fundet" når jeg klikker Send abonnements-link — Tjek at du har mindst én aktiv prisplan med kategori "Abonnement" på /admin/priser. Klippekort-planer vises ikke i dropdown'en — kun subscription-planer.
• Hvad sker der med kundens bookinger hvis jeg lukker et medlemskab? — Fremtidige bookinger aflyses automatisk, pladserne frigives, og kunden får en mail. Forskel: ved opsigelse (stop fornyelse) bevares bookinger frem til den betalte udløbsdato — kun bookinger EFTER udløb aflyses. Ved deaktivering (is_active=false) aflyses ALLE fremtidige bookinger. Laver du et plan-skift, skal kunden genbooke på den nye plan.