Afmelding = medlem melder sig af. Aflysning = instruktør/admin aflyser hele holdet. For at lukke hele dage (ferie, helligdage) i én handling: se kalender-guide → "Lukkedage og ferie".
Kernebegreber
- Afbestillingsfrist: Sættes under Opsætning → Betaling → Betingelser ("Antal timer før holdstart", fx 2, 4, 24). Standard typisk 4 timer før holdstart.
- Late-cancellation-gebyr: Kan opkræves ved sen afmelding af abonnenter (konfigureres under Opsætning → Betaling → Betingelser).
Medlemmets afmelding
- Inden fristen: Klippekort-klip refunderes auto (alle trukne klip, inkl. hvis holdet har "Klip pr. booking" > 1); drop-in (MobilePay/Stripe) refunderes; abonnement frigiver plads; ventelistens nr. 1 rykker op + får email.
- Efter fristen: Klip IKKE refunderet (brugt); drop-in IKKE refunderet; abonnenter kan få late-cancellation-gebyr. Pladsen frigives stadig.
- Undtagelse: Faste pladser kan altid afmelde uden straf.
Instruktørens aflysning af hold
- Kun egne hold, kun hold i dag eller i morgen. Ellers kontakt admin.
- Flow: Instruktørportalen → "Mine hold" → klik hold → "Aflys" → skriv besked → alle får email (+ SMS hvis aflysnings-SMS er aktiveret, 0,30 kr/segment) + betalinger/klip refunderes auto.
Administrators aflysning
- Alle hold, uanset tidspunkt/instruktør.
- Enkelt hold: Klik hold → "Aflys" → besked → bekræft.
- Flere: Markér flere → "Aflys" i topmenuen → bekræft.
- Automatisk: Aflysningsmail til alle, SMS hvis aktiveret (0,30 kr/segment — se sms-guide), refusion MobilePay/Stripe, klippekort-refusion (antal matcher holdets clipCost), marker holdet "Aflyst".
SMS ved aflysning (opt-in)
- Kræver "SMS-beskeder" + "SMS ved aflysning af hold" er slået til under /admin/indstillinger/sms.
- Når aktiv: Sender automatisk SMS til alle tilmeldte (bekræftede + venteliste) med registreret dansk mobilnummer + sms_notifications=true.
- Pris: 0,30 kr. pr. SMS-segment (danske beskeder med æ/ø/å → UCS-2 → typisk 2-3 segmenter pr. aflysningsbesked).
- Aflysnings-email sendes ALTID uafhængigt af SMS-toggle.
- Respekterer månedlig SMS-grænse: Blokeres også aflysnings-SMS hvis grænsen er nået.
Aflys vs. Slet
- Aflys: Email til deltagere (+ evt. SMS à 0,30 kr/segment), auto-refusion, holdet forbliver markeret "aflyst". Brug ved tilmeldinger.
- Slet: Ingen email, ingen SMS, ingen refusion, hold fjernes helt. Kun muligt hvis ingen tilmeldinger.
Regler / grænser
- Afmeld enkelt deltagers booking: Holdets deltagerliste → "Afmeld" → vælg refusion eller ej.
- Aflysning kan ikke fortrydes (betalinger er allerede refunderet) — opret evt. nyt hold.
- Venteliste ved aflysning: Får også mail (og SMS hvis aktiveret, 0,30 kr/segment). Klippekort-klip på venteliste refunderes auto (klippet blev trukket ved tilmelding). Drop-in på venteliste: ingen betaling fanget → intet pengebeløb at refundere.
FAQ
- MobilePay-refusion fejler? — Systemet logger fejl. Kontakt support med booking-ID.
- Får deltagerne SMS ved aflysning? — Kun hvis studioet har aktiveret "SMS ved aflysning af hold" under SMS-indstillinger. Koster 0,30 kr. pr. segment (typisk 2-3 segmenter pr. besked). Se sms-guide.
- Kan jeg sende SMS uden email? — Nej. Email sendes altid; SMS er supplerende.