Aflysning og afmelding

Afmelding = medlem melder sig af. Aflysning = instruktør/admin aflyser hele holdet. For at lukke hele dage (ferie, helligdage) i én handling: se kalender-guide → "Lukkedage og ferie".

Kernebegreber

• Afbestillingsfrist: Sættes under Opsætning → Betaling → Betingelser ("Antal timer før holdstart", fx 2, 4, 24). Standard typisk 4 timer før holdstart.
• Late-cancellation-gebyr: Kan opkræves ved sen afmelding af abonnenter (konfigureres under Opsætning → Betaling → Betingelser).

Medlemmets afmelding

• Inden fristen: Klippekort-klip refunderes auto (alle trukne klip, inkl. hvis holdet har "Klip pr. booking" > 1); drop-in (MobilePay/Stripe) refunderes; abonnement frigiver plads; ventelistens nr. 1 rykker op + får email.
• Efter fristen: Klip IKKE refunderet (brugt); drop-in IKKE refunderet; abonnenter kan få late-cancellation-gebyr. Pladsen frigives stadig.
• Undtagelse: Faste pladser kan altid afmelde uden straf.

Instruktørens aflysning af hold

• Kun egne hold, kun hold i dag eller i morgen. Ellers kontakt admin.
• Flow: Instruktørportalen → "Mine hold" → klik hold → "Aflys" → skriv besked → vælg flueben "Send besked til deltagerne" (tændt som standard) → alle får email (+ SMS hvis aflysnings-SMS er aktiveret, 0,30 kr/segment) + betalinger/klip refunderes auto.

Administrators aflysning

• Alle hold, uanset tidspunkt/instruktør.
• Enkelt hold: Klik hold → "Aflys" → besked → flueben → bekræft.
• Flere: Markér flere → "Aflys" i topmenuen → bekræft. Fluebenet gælder HELE bunken.
• Samme flueben findes på holdlisten, holddetaljer, instruktørportalen og /admin/vagtbytte.
• Automatisk: Aflysningsmail til alle (kun hvis fluebenet er sat), SMS hvis aktiveret OG fluebenet er sat (0,30 kr/segment, se sms-guide), refusion MobilePay/Stripe, klippekort-refusion (antal matcher holdets clipCost), marker holdet "Aflyst".

Flueben "Send besked til deltagerne"

• Tændt som standard, så adfærden er uændret hvis du ikke rører det.
• Ét valg dækker HELE beskeden: email + app-push + SMS. Fjernes fluebenet, sendes ingen af delene.
• Brug: når du selv giver besked, fx udskudt holdstart hvor en aflysningsmail ville læses som "holdet er droppet".
• Afmeldinger og refusioner (MobilePay/Stripe/klip) sker UANSET fluebenet.
• Aflysningsbeskeden gemmes altid som aflysningsgrund på holdet, også når intet sendes.
• AI-assistentens cancel_class-tool: samme regel, styres af sendEmail — påkrævet, ingen default, assistenten skal spørge dig hver gang.

SMS ved aflysning (opt-in)

• Kræver "SMS-beskeder" + "SMS ved aflysning af hold" er slået til under /admin/indstillinger/sms.
• Når aktiv: Sender automatisk SMS til alle tilmeldte (bekræftede + venteliste) med registreret dansk mobilnummer + sms_notifications=true.
• Pris: 0,30 kr. pr. SMS-segment (danske beskeder med æ/ø/å → UCS-2 → typisk 2-3 segmenter pr. aflysningsbesked).
• Aflysnings-email sendes uafhængigt af SMS-toggle, men begge styres af fluebenet "Send besked til deltagerne".
• Respekterer månedlig SMS-grænse: Blokeres også aflysnings-SMS hvis grænsen er nået.

Aflys vs. Slet

• Aflys: Email til deltagere (+ evt. SMS à 0,30 kr/segment) medmindre fluebenet fjernes, auto-refusion ALTID, holdet forbliver markeret "aflyst". Brug ved tilmeldinger.
• Slet: Ingen email, ingen SMS, ingen refusion, hold fjernes helt. Blokeres hvis holdet har almindelige tilmeldinger (drop-in/klip) — også no-show-bookinger på afholdte hold (de blev betalt for og tæller som omsætning). Er de eneste deltagere faste pladser? Bekræft "Slet alligevel" → holdet slettes, medlemmernes faste plads beholdes til fremtidige hold, ingen besked. (Bulk-sletning rammer kun hold uden tilmeldinger.)

Regler / grænser

• Afmeld enkelt deltagers booking: Holdets deltagerliste → "Afmeld" → vælg refusion eller ej.
• Aflysning kan ikke fortrydes (betalinger er allerede refunderet) — opret evt. nyt hold.
• Venteliste ved aflysning: Får også mail (og SMS hvis aktiveret, 0,30 kr/segment) på samme flueben som de bekræftede. Klippekort-klip på venteliste refunderes auto (klippet blev trukket ved tilmelding). Drop-in på venteliste: ingen betaling fanget → intet pengebeløb at refundere.

FAQ

• MobilePay-refusion fejler? — Systemet logger fejl. Kontakt support med booking-ID.
• Får deltagerne SMS ved aflysning? — Kun hvis studioet har aktiveret "SMS ved aflysning af hold" under SMS-indstillinger. Koster 0,30 kr. pr. segment (typisk 2-3 segmenter pr. besked). Se sms-guide.
• Kan jeg sende SMS uden email? — Nej. SMS er supplerende til emailen, aldrig i stedet for.
• Kan jeg aflyse uden at deltagerne får besked? — Ja. Fjern fluebenet "Send besked til deltagerne" i aflys-vinduet. Så sendes hverken mail, app-besked eller SMS. Refusioner og afmeldinger sker stadig.